La solution Courrier de Novea s’est imposée dans mon cabinet par Pierre Dezellus

Dans les métiers juridiques, l’envoi de courriers recommandés reste le passage obligé de toute démarche transactionnelle. Des solutions existent pour permettre aux entreprises d’accomplir résolument leur transition digitale sans renoncer au courrier papier pour les documents les plus sensibles. Vincent Le Faucheur, à la tête d’un cabinet d’avocats spécialisé en droit social, revient sur son usage quotidien de la plateforme Novea de gestion dématérialisée du courrier.

A quel besoin précis répondait votre choix de vous abonner à la plateforme Novea ?  

Vincent Le Faucheur : Je suis simplement parti du constat que la personne en charge du courrier, et plus particulièrement du recommandé, passait un temps fou à faire la queue à La Poste. Ce n’était plus acceptable ! Sans compter qu’en plus de cette perte de temps considérable, nous étions confrontés à un vrai problème de ressources en cas d’absence de mon assistante. Il me fallait donc trouver une solution capable d’optimiser le traitement du courrier au sein du cabinet. Mon but était de permettre à l’ensemble de mes collaborateurs d’envoyer facilement et rapidement un courrier recommandé, de manière parfaitement sécurisée. D’où mon choix de me rapprocher de Novea. 

Comment avez-vous eu connaissance de l’offre ?

J’ai tout simplement reçu plusieurs mailings de la part de Novea et l’offre proposée répondait parfaitement à mon attente. J’ai donc pris contact avec les équipes commerciales de Novea qui m’ont fait une offre calibrée, adaptée à mes besoins.

En quoi l’offre de Novea vous a-t-elle paru pertinente ?

 Dès qu’on me parle d’optimisation du temps, je suis preneur. Et si ce gain de temps repose sur une solution digitale, cela me parle encore plus. Je ne suis pas un geek dans l’âme, mais je crois que le digital est d’abord là pour nous simplifier la vie, nous faire gagner du temps et rendre nos activités plus rentables. En gros, d’éliminer de notre travail quotidien toutes les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. Désormais, nous n’avons plus qu’à télécharger sur la plateforme nos documents à envoyer en recommandé et Novea se charge du reste. Les courriers sont envoyés en un temps record et nous disposons de toutes les preuves d’envois et des accusés de réception. Avec en prime la traçabilité de nos courriers.

En tant qu’avocat, l’idée de confier le traitement de vos recommandés à une plateforme numérique ne vous a pas inquiété ?

Pour commencer, le fait que Novea travaille avec des acteurs bancaires importants comme le Crédit Agricole ou la BNP constitue un véritable facteur de réassurance. De plus, je n’en suis pas à mon premier coup d’essai, puisque j’avais utilisé par le passé la plateforme proposée par le Groupe La Poste pour l’envoi des recommandés. Je peux donc affirmer que la plateforme de Novea propose un environnement digital beaucoup plus convivial, mais aussi beaucoup plus simple d’usage que les autres solutions que j’ai eu l’occasion de tester. J’ajoute qu’il n’existe aucun obstacle légal, du point de vue strictement procédural, à utiliser une plateforme de gestion de dématérialisée du courrier. Par exemple, on peut parfaitement envoyer un acte introductif d’instance pour les procédures sans représentation d’avocat obligatoire [CPH, TASS, TCI] via une telle plateforme dématérialisée si on le souhaite. La valeur juridique de l’acte est strictement le même que s’il avait été envoyé par La Poste.

Malgré tout, vos équipes ont-elles témoigné une forme de méfiance avant d’utiliser une plateforme de gestion dématérialisée du courrier ?

Des craintes liées au changement ou au fonctionnement d’une telle plateforme se sont effectivement exprimées parmi mes collaborateurs. Certains redoutaient par exemple que les courriers ne soient pas correctement expédiés. Ce type d’inquiétude est avant tout lié à l’appréhension bien compréhensible suscitée par de nouveaux usages postaux. Et pourtant, mes collaborateurs ont tous entre 25 et 35 ans et sont très diplômés. Ils appartiennent pleinement à la génération des Digital Native. Leur appréhension était avant tout liée à la mise à disposition effective de l’avis de dépôt, puisqu’elle sécurise l’expéditeur. Lorsqu’ils ont constaté que ces avis étaient délivrés très rapidement par la plateforme, et quoiqu’il arrive, toujours en moins de 24 heures, ils ont été pleinement rassurés et ont adopté la plateforme. Si bien que la solution de Novea s’est finalement imposée au sein du cabinet. 

Comment s’est déroulée la phase de test et d’intégration ? 

Un formateur de Novea est venue nous montrer le fonctionnement de la plateforme, qui de toute façon est très simple d’utilisation. Ensuite, j’ai mis à profit nos réunions hebdomadaires internes pour consacrer un point systématique de quelques minutes à l’utilisation de la plateforme. Si un problème technique apparaissait, je le signalais immédiatement aux équipes techniques de Novea, qui le réglait très vite. Cet accompagnement permanent de la part de Novea a été essentiel pour surmonter cette résistance au changement que l’adoption d’un nouveau service postal peut susciter.

Au final, quel bilan faites-vous de ces premiers mois d’utilisation ?

Nous avons pris notre abonnement Novea en janvier 2018. Après neuf mois d’utilisation, tous mes collaborateurs s’accordent à dire qu’il s’agit d’une très belle solution, facile à utiliser, transparente et bon marché, puisqu’elle nous permet en plus d’économiser les coûts liés aux enveloppes ou à l’impression de nos courriers. Sans parler du temps gagné, puisque nous n’avons plus besoin de nous rendre au bureau de poste.

Pour finir, comment voyez-vous l’évolution de la place occupée par les courriers papiers dans un environnement dominé par les échanges électroniques ?

Il est évident que le courrier papier continuera de diminuer au profit des échanges électroniques. Pourtant, dans des métiers comme le nôtre, certains actes de procédure restent associés au document écrit, lequel demeure également irremplaçable dans certaines administrations et institutions. De ce point de vue, même s’il tend à diminuer, il me paraît illusoire que penser que le courrier papier est voué à disparaître totalement. Il doit trouver en revanche une place nouvelle dans un environnement dominé par le digital. C’est pourquoi il appartient aux opérateurs postaux de réinventer leur métier, et c’est de toute évidence ce que s’emploient à faire des acteurs comme Novea.